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Anleitung · GUIDE 36

Wichtige Dokumente sichern

Auf Aktualität geprüft am 05.07.2026

Sichere Ausweise, Versicherungspolicen, Bank- und Eigentumsunterlagen sowie Gesundheitsdokumente auf drei Wegen: als Originale bzw. Kopien in einer wasserdichten Dokumentenmappe griffbereit fürs Notgepäck, als digitale Kopie (verschlüsselt), und als zweiten Kopiensatz bei einer Vertrauensperson ausserhalb des Haushalts. Der Alertswiss-Notfallplan empfiehlt ein solches Dokumentendossier.

Wichtige Dokumente gehören zu deinem Notgepäck: Wenn du dein Zuhause bei einem Brand, einem Hochwasser oder auf behördliche Anordnung schnell verlassen musst, sind Ausweise, Versicherungspolicen und Bankunterlagen oft entscheidend – und im Ernstfall nicht mehr erreichbar. Der Alertswiss-Notfallplan des Bundesamts für Bevölkerungsschutz (BABS) empfiehlt ausdrücklich, ein Dokumentendossier mit den wichtigsten persönlichen Dokumenten anzulegen und es griffbereit aufzubewahren. Sichere deine Unterlagen auf zwei Wegen: physisch in einer wasserdichten Mappe und zusätzlich als digitale Kopie. Einen zweiten Kopiensatz hinterlegst du bei einer Vertrauensperson ausserhalb deines Haushalts.

Warum Dokumente-Vorsorge wichtig ist

Dokumente lassen sich nicht in letzter Sekunde zusammensuchen. Bei einem Wohnungsbrand, einem Hochwasser oder einer angeordneten Evakuierung zählt oft nur eine kurze Vorwarnzeit – oder gar keine. Was dann nicht gepackt und griffbereit ist, bleibt zurück.

Der Verlust wichtiger Papiere kostet nach einem Ereignis Zeit, Geld und Nerven: Ansprüche gegenüber Versicherungen wollen belegt, Identität und Familienstand nachgewiesen, Bank- und Eigentumsfragen geklärt sein. Viele Dokumente sind zwar ersetzbar, die Wiederbeschaffung dauert aber und braucht ausgerechnet die Nachweise, die man gerade verloren hat.

Deshalb trennt die Schweizer Notfallvorsorge zwei Dinge: Der Notvorrat (Lebensmittel, Wasser) ist fürs Zuhausebleiben gedacht; wichtige Dokumente gehören zum Notgepäck für den Fall, dass du dein Zuhause verlassen musst. Der Alertswiss-Notfallplan des BABS führt Dokumente ausdrücklich in der Notgepäck-Liste.

Gut vorbereitet heisst: einmal ein Dokumentendossier anlegen, es an einem festen Ort griffbereit halten und gelegentlich aktualisieren. Der Aufwand ist gering, der Nutzen im Ernstfall gross.

Welche Dokumente gehören dazu?

Ordne deine Dokumente nach fünf Belegzwecken. Die ersten vier – Identität, Finanzen/Versicherung, Gesundheit, Eigentum/Verträge – sind in amtlichen Notfall-Empfehlungen (Schweiz: BABS/Alertswiss; Deutschland: BBK) verankert. Die fünfte, eine ausgedruckte Kontaktliste, ist eine sinnvolle praktische Ergänzung, die ohne Strom und Handy funktioniert.

Nicht jedes Dokument musst du als Original mitnehmen. Amtliche Ausweise (ID, Pass, Führerausweis) trägst du im Alltag ohnehin bei dir – in die Mappe gehört davon eine Kopie. Details zur Original-/Kopie-Frage findest du in der nächsten Sektion und in der Referenztabelle.

  1. Identität/Personenstand: Identitätskarte, Reisepass, Führerausweis; Familienausweis (früher Familienbüchlein); Geburts- und Heiratsurkunden
  2. Finanzen/Versicherung: Versicherungspolicen (z. B. Hausrat, Haftpflicht, Gebäude, Leben), Sparhefte und Wertpapiere, Kontounterlagen, Renten-, Pensions- und Einkommensbescheinigungen, Kaufbelege teurer Anschaffungen
  3. Gesundheit: Versichertenkarte der Krankenkasse (trägt zugleich die AHV-Nummer), Impfausweis, Medikamenten- und Allergieliste, Patientenverfügung
  4. Eigentum/Verträge: Grundbuchauszüge, Miet-, Kauf- und Leasingverträge, Testament, Vollmachten
  5. Wichtige Kontakte (praktische Ergänzung): ausgedruckte Notfall-Telefonliste – Familie, Hausarzt, Krankenkasse/Versicherer, Bank, Vermieter/Verwaltung

Wie sichere ich meine Dokumente physisch?

  1. Alle wichtigen Dokumente an einem einzigen Ort zusammenstellen – ein Ordner oder eine Mappe, die du im Ernstfall in Sekunden greifst
  2. Personenstands-Urkunden (Geburts-, Heirats-, Sterbeurkunden) im Original in die Mappe legen – sie sind praktisch unersetzlich
  3. Finanz- und Vertragsunterlagen (Policen, Sparhefte, Wertpapiere, Verträge, Testament, Vollmacht) als Original oder beglaubigte Kopie ablegen; im Zweifel bei der ausstellenden Stelle nachfragen, welche Form nötig ist
  4. Von amtlichen Ausweisen (ID, Pass, Führerausweis, Fahrzeugpapiere, Impfausweis) und vom Grundbuchauszug je eine einfache Kopie einlegen – die Originale bleiben im Portemonnaie bzw. zuhause
  5. Die Mappe wasserdicht verpacken (z. B. wasserdichte Hülle oder Box), idealerweise in einem feuer- und wasserfesten Behälter
  6. Etwas Bargeld dazulegen – der Alertswiss-Notfallplan nennt Bargeld und Dokumente gemeinsam
  7. Den Aufbewahrungsort allen erwachsenen Haushaltsmitgliedern mitteilen, damit im Ernstfall jede Person die Mappe greifen kann
  8. Einen zweiten Satz Kopien ausserhalb des Haushalts hinterlegen – bei Verwandten, Freunden, einem Notar/Anwalt oder in einem Bankschliessfach (Schliessfach nur für Kopien, nicht für Originale, die du schnell brauchst)

Wie sichere ich meine Dokumente digital?

Ergänzend zur physischen Mappe: Scanne oder fotografiere deine wichtigsten Dokumente und bewahre die digitale Kopie an einem zweiten Ort auf – auf einem USB-Stick, einer externen Festplatte oder in einer Cloud. So sind die Inhalte auch dann verfügbar, wenn die Papiermappe verloren geht. Diese Empfehlung stammt aus dem Ratgeber des deutschen BBK; eine amtliche Schweizer Vorgabe zur digitalen Sicherung gibt es nicht – sie gilt hier als sinnvolle, allgemein anerkannte Praxis.

Schütze die Dateien mit einem Passwort oder verschlüssele sie, bevor du sie ablegst oder in eine Cloud hochlädst. Verschlüsselung ist keine amtliche Pflicht, aber empfohlene IT-Praxis: Ein verlorener oder gehackter Datenträger mit unverschlüsselten Ausweisen und Bankunterlagen ist ein ernstes Risiko. Bevorzuge Cloud-Anbieter mit Serverstandort in der Schweiz oder EU.

Gesundheitsdaten sind besonders schützenswert. Behandle Impfausweis, Medikamentenliste und Patientenverfügung digital mit erhöhter Sorgfalt (Verschlüsselung, keine offen zugänglichen Cloud-Ordner).

Denke an den Zugriff für Angehörige: Deine Sicherungen nützen nichts, wenn im Ernstfall niemand an sie herankommt. Hinterlege das nötige Passwort so, dass eine Vertrauensperson im Notfall Zugang erhält – etwa in einem versiegelten Umschlag, einem Passwort-Tresor mit Notfallzugang oder über die Nachlass-/Notfallfunktionen der Plattform. Das ist eine allgemeine Empfehlung (digitaler Nachlass), keine Behördenvorgabe. Achte dabei selbst auf den Datenschutz sensibler Angaben.

Regelmässig aktualisieren

Eine Dokumentenmappe veraltet. Prüfe sie mindestens einmal im Jahr und immer dann, wenn sich in deinem Leben etwas Wichtiges ändert: Umzug, Heirat, Geburt eines Kindes, neuer Versicherer oder neue Police, Konto- oder Vertragswechsel. Diese ereignisbezogene Durchsicht ist die praxistauglichste Regel; ein starres amtliches Intervall gibt es weder beim BABS noch beim BBK.

Aktualisiere bei jeder Durchsicht auch die digitale Kopie und den ausser Haus hinterlegten Zweitsatz, damit alle drei Stände übereinstimmen. Ergänze neue Dokumente sofort, entferne abgelaufene.

Ein guter Anlass, um die Durchsicht nicht zu vergessen, ist ein fester jährlicher Termin – etwa rund um die Steuererklärung, den Jahreswechsel oder einen Geburtstag.

Häufige Fehler

  1. Nur Originale, ungeschützt in einer Schublade – ein Brand oder Hochwasser vernichtet sie ersatzlos, und im Ernstfall findest du sie nicht schnell genug
  2. Alles nur digital, ohne physisches Backup – bei totalem Stromausfall, verlorenem Handy oder Cloud-Sperre kommst du an nichts mehr heran
  3. Digitale Kopien unverschlüsselt auf Stick, Handy oder in einer offenen Cloud – ein Verlust legt Ausweise und Bankdaten offen
  4. Passwort für die verschlüsselten Dateien nirgends hinterlegt – im Notfall (oder für Angehörige) unauffindbar, die Sicherung ist wertlos
  5. Mappe vollständig, aber niemand im Haushalt weiss, wo sie liegt oder wie man sie greift
  6. Beide Kopiensätze am selben Ort – dieselbe Katastrophe (Brand, Hochwasser) trifft dann beide; der Zweitsatz gehört ausser Haus
  7. Einmal angelegt und nie aktualisiert – abgelaufene Ausweise, alte Policen, fehlende neue Verträge
  8. Originale ins Bankschliessfach, die du im Evakuierungsfall sofort bräuchtest – dort sind sie nicht griffbereit
Wichtige Dokumente – Kategorien, Beispiele und Sicherungsweg
Kategorie Beispiele Physisch Digital
Identität/Personenstand ID, Pass, Führerausweis; Familienausweis; Geburts-/Heiratsurkunden Ausweise: einfache Kopie in der Mappe (Original bei sich). Urkunden: Original Ja (verschlüsselt)
Finanzen/Versicherung Policen, Sparhefte, Wertpapiere, Kontounterlagen, Renten-/Einkommensbescheinigungen Original oder beglaubigte Kopie Ja (verschlüsselt)
Gesundheit Versichertenkarte (mit AHV-Nr.), Impfausweis, Medikamenten-/Allergieliste, Patientenverfügung Impfausweis: einfache Kopie (Original zuhause); Patientenverfügung: Original/beglaubigt Ja (besonders schützenswert)
Eigentum/Verträge Grundbuchauszug, Miet-/Kauf-/Leasingvertrag, Testament, Vollmacht Grundbuchauszug: einfache Kopie; Verträge/Testament: Original oder beglaubigt Ja (verschlüsselt)
Wichtige Kontakte Notfall-Telefonliste (Familie, Hausarzt, Versicherer, Bank, Vermieter) Ausgedruckt in der Mappe (funktioniert ohne Strom) Ja

Kategorien und Original-/Kopie-Zuordnung nach BBK-Systematik (Deutschland, DACH-übertragbar); Dokumentenliste nach Alertswiss-Notfallplan (BABS, Schweiz). Mengen- und Sicherungsempfehlungen sind Richtwerte, keine amtliche Vorschrift. Stand Juli 2026.

Häufige Fragen

Welche Dokumente gehören ins Notgepäck?

Der Alertswiss-Notfallplan des BABS nennt namentlich Pass und/oder Identitätskarte, das Portemonnaie mit Bargeld und Karten sowie – wenn mehr Zeit bleibt – Familienausweis (Familienbüchlein), Grundbuchauszüge, Renten-, Pensions- und Einkommensbescheinigungen sowie Sparhefte, Wertpapiere und Testamente. Ergänze Versicherungspolicen und die Versichertenkarte der Krankenkasse. Am besten legst du dafür ein Dokumentendossier an.

Original oder Kopie – was gehört in die Mappe?

Personenstands-Urkunden (Geburts-, Heirats-, Sterbeurkunden) als Original, weil praktisch unersetzlich. Finanz- und Vertragsunterlagen (Policen, Sparhefte, Verträge, Testament, Vollmacht) als Original oder beglaubigte Kopie. Amtliche Ausweise (ID, Pass, Führerausweis, Fahrzeugpapiere, Impfausweis) und den Grundbuchauszug als einfache Kopie – die Originale brauchst du im Alltag oder kannst sie neu bestellen. Im Zweifel bei der ausstellenden Stelle nachfragen.

Wie sichere ich meine Dokumente digital sicher?

Scanne oder fotografiere die wichtigsten Dokumente und lege die Kopie an einem zweiten Ort ab – auf USB-Stick, externer Festplatte oder in einer Cloud. Schütze die Dateien mit einem Passwort oder verschlüssele sie vor dem Hochladen, und bevorzuge Anbieter mit Serverstandort in der Schweiz oder EU. Wichtig: Hinterlege das Passwort so, dass eine Vertrauensperson im Notfall Zugang hat. Das ist sinnvolle Praxis, keine amtliche Schweizer Vorgabe.

Wie oft muss ich die Dokumentenmappe aktualisieren?

Prüfe sie mindestens einmal jährlich und immer bei einer Lebensänderung: Umzug, Heirat, Geburt, neuer Versicherer oder Vertrag, Kontowechsel. Ein festes amtliches Intervall gibt es nicht; die ereignisbezogene Durchsicht ist die praxistauglichste Regel. Halte dabei die physische Mappe, die digitale Kopie und den auswärts hinterlegten Zweitsatz auf demselben Stand.

Brauche ich meinen AHV-Ausweis in der Mappe?

Nein, ein separater AHV-Ausweis ist nicht nötig. Massgeblich ist nur die AHV-Nummer, und die steht ohnehin auf der Versichertenkarte der Krankenkasse. Geht die Karte verloren, hat das keinen Einfluss auf deine AHV-Ansprüche; ein Ersatz mit derselben Nummer ist über die Ausgleichskasse erhältlich.

Offizielle Quellen